Lean-metodik: Så börjar du med Lean i praktiken
Lean är en kraftfull metodik för att effektivisera verksamheter, minska slöseri och öka kundvärde. I denna guide går vi igenom hur du kan börja med Lean i praktiken, med fokus på två centrala Lean-verktyg: 5S och daglig styrning. Oavsett om du är ett tillverkande företag eller en tjänsteorganisation kan Lean hjälpa dig att skapa struktur, engagemang och förbättring.
Hur börjar man med Lean?
Lean kommer från Toyota Production System som är en produktionsfilosofi med flera verktyg för att effektivisera verksamheten. Många organisationer, speciellt tillverkande bolag, använder sig av verktyg inom Lean för att minimera slöseri och öka kundnyttan. Att börja med Lean kan innebära en stor förändring i företaget, till exempel nya arbetssätt eller ökat ansvar. Men att göra den stegvis och börja med ett område är något som visat sig vara ett vinnande koncept. Här kommer vi att gå igenom de två bästa vägarna för att praktiskt börja med Lean-metodiken. Vi har sett att det lyckas när man att antingen börja med 5S-metoden eller daglig styrning. Nedan ger vi er tips på hur ni kan börja.
Metod 1: 5S-metoden
Vad är 5S-metoden?
5S är en struktur- och effektiviseringsmetod som hjälper företag att skapa ordning och reda på arbetsplatsen. Genom att följa fem steg – Sortera, Systematisera, Städa, Standardisera och Skapa vana – förbättras både arbetsflöden och säkerhet samtidigt som slöseri minskar. Metoden kommer ursprungligen från Japan och används flitigt inom industrin för att skapa en mer effektiv och organiserad arbetsmiljö.
De fem stegen i 5S:
- Sortera (Seiri) – Rensa bort allt som inte behövs i arbetsområdet. Bara nödvändiga verktyg och material ska finnas kvar.
- Systematisera (Seiton) – Organisera och märka allt så att det är lätt att hitta och använda.”En plats för allt och allt på sin plats.”
- Städa (Seiso) – Hålla arbetsplatsen ren genom regelbunden städning och underhåll. Detta minskar risken för fel och olyckor.
- Standardisera (Seiketsu) – Skapa tydliga rutiner och visuella instruktioner för att säkerställa att de tre första S:en upprätthålls.
- Skapa vana (Shitsuke) – Göra 5S till en naturlig del av arbetsdagen genom träning, uppföljning och kontinuerlig förbättring.
När 5S implementeras på rätt sätt leder det till ökad produktivitet, bättre arbetsmiljö och en mer strukturerad verksamhet.
Arbetet med 5S-metoden kan delas in i 3 steg:
1. Gör S nummer 1
Börja med att markera det som ska behållas, slängas och det som i är osäkra på. För det som ni är osäkra på kan man sätta en ”Kanske”-lapp. Detta gör att vem som helst i laget kan sortera utan att behöva stanna upp vid osäkerheter. Sedan kan man som team ta upp dessa ”kanske”-lappar vid lagmöten eller låta en mer erfaren i gruppen avgöra vid ett senare tillfälle.
2. Gör S nummer 2 – 3
Skapa en ny standard så att inte allt blir som det en gång var. Dessa steg handlar mycket om att göra förbättringar i organisationen. Kan till exempel vara att märka upp tydliga platser för var saker ska vara, då hamnar de inte på villovägar. Det kan också handla om att göra checklistor för vad som ska städas, följs checklistorna hålls arbetsplatserna rena och effektiva.
3. Gör S nummer 4 – 5
Efter att den nya standarden är tillämpad behöver man se till att den upprätthålls. Skapa tydliga visuella hjälpmedel så att det är enkelt att följa de nya standarderna. Sista steget, steg 5 handlar om att alltid göra förbättringar. Det som var bra igår är förmodligen inte bra imorgon, det handlar om att kontinuerligt förbättra sig.
Tips!
Börja med 5S-metoden i ett lätt och kontrollerat område i organisationen, till exempel in- och utleveransplats eller en del av verkstaden.
Metod 2: Daglig styrning
För att skapa ordning i arbetet är det viktigt med tydlig kommunikation i organisationen. Med en tydlig kommunikationsstrategi skapar man engagemang och förståelse i organisationen. På Göteborgs Tekniska College har vi hjälpt många företag att introducera daglig styrning. Ofta brukar införande av daglig styrning minska arbetsbelastning på chefer och lagledare.
Varför? — Personalen blir mer handlingskraftig och kan fatta egna beslut.
Syftet med daglig styrning
- Alla ska få samma information
- Personal ska få informationen när de behöver den
- Feedback ska vara enkelt att ge
- Operativa status ska vara lätt tillgängligt för dem som behöver den, alltså hur det går i verksamheten. Till exempel antal producerade produkter eller antal returer från kund
Huvudmålet är att alla inom företaget ska få den information de behöver för att fatta rätt beslut.
Hur?
Med fördel varje dag på morgonen hålls ett 5 – 15 min möte med teamet. Teamet samlas kring en tavla där all info som behövs finns.
Under mötet diskuteras:
- Gårdagens utfall
- Dagens uppgifter
- Dagens utmaningar
Fokus är alltså på att skapa samsyn och få dagens utfall så bra som möjligt genom att tidigt visualisera vad som behöver göras. Det är inte ett möte för att gå in i detalj på eventuella problemen utan att dela ut ansvar och lägga en grundplan för dagen. Detaljer och lösningar på problem ska tas i andra forum under dagen.
– Steve Nilsson, industriutvecklare“Skapa första layout på tavlan, skapa en agenda, bestäm en bra placering – och börja enkelt”
Tavlan för daglig styrning
Vad för info behöver finns på tavlan? Det är viktigt att tavlan skapas utifrån er organisations behov. Här av finns det ingen gyllene standard, men nedan de saker som de flesta brukar börja fylla sin tavla med:
- Närvaro – Enkel översikt över dagens personal
- Gröna korset – för att förebygga risker och få kontroll på de risker som finns.
- Nyckeltal för utfall - Här visas de KPI/Måltal som bäst redovisar hur gårdagens utfall var.
- Kvalitetsbrister – Uppföljning av defekter, produkter som behövdes justeras. Reklamationer från kund eller avvikelser vid kvalitetskontroller.
- Allmän information – Bra ställe att sätta upp allmän information i företaget. Till exempel temat på sommarfesten eller när anmälan till semestern ska göras.
Något som kan var svårt att börja med, men bra att ta sikte emot är:
- Förbättringsinsatser/Problem – Pågående förbättringsinsatser och aktuella problem som hindrar önskat utfall för dagen.
Effekter och lärande
Daglig styrning leder ofta till:
- Förbättrad kommunikation
- Ökad delaktighet och engagemang
- Struktur och ansvarsfördelning
- Synliggörande av förbättringsbehov
- Mindre stress för chefer och lagledare
Det är också ett sätt att bygga lärande system där medarbetare aktivt bidrar till utveckling.
Vilken metod ska jag börja med?
Hänger mycket ansvar idag på den som är chef eller lagledare då är daglig styrning rätt att börja med. Detta kommer avbelasta denna person mycket. Teamet blir mer engagerat och självgående. För att driva igenom 5S- metoden behövs en person som har ansvaret och är drivande i frågan, vilket brukar vara någon i ledande position.
Finns en okej fungerande kommunikationsstruktur idag och chefen eller lagledaren inte är överbelastad då är 5S-metoden rätt att börja med. Detta kommer att engagera teamet och snabbt ge effekt när S nummer 1 är i gång. Det viktiga är att förklara varför man gör detta.
Kontakta oss för mer information
- Namn: Christian Lundeflo
Titel:Industriutvecklare - E-post: christian.lundeflo@gtc.com
- Telefon: 0708-58 19 35
- Namn: Steve Nilsson
Titel:Industriutvecklare - E-post: steve.nilsson@gtc.com
- Telefon: 0708-58 19 71
Utbildning: Lean Production
Denna utbildning vänder sig till dig som vill få en helhetssyn och grundläggande kunskap om vad Lean Production är och står för, med fokus på produktionsprocessen. Utbildningen vänder sig till dig som är involverad i produktionsprocessen, du kan exempelvis ingå företagets ledning eller vara montör/operatör inom den svenska tillverknings-monterings industrin.
Utbildning: Leanspelet
Denna utbildning vänder sig till dig som vill få en helhetssyn och grundläggande kunskap om vad Lean Production är och står för, med fokus på produktionsprocessen. Utbildningen vänder sig till dig som är involverad i produktionsprocessen, du kan exempelvis ingå företagets ledning eller vara montör/operatör inom den svenska tillverknings-monterings industrin.